Solutii de Registratura electronica

Solutiile de Registratura Electronica asigura:
  • inregistrarea documentelor intrate si iesite din organizatie, cu posibilitatea acordarii automate a numerelor de inregistrare
  • rezervarea de numere pentru situatii neprevazute
  • distribuirea documentelor catre departamentele sau persoanele responsabile
  • lansarea documentelor pe fluxuri de aprobare
  • regasirea documentelor dupa indecsi sau cuvinte din continutul acestora

Cum se lucreaza cu o solutie de Registratura Electronica?

​​​Captura si inregistrarea documentelor
  • Documentele in format fizic sunt scanate la un echipament multifunctional Konica Minolta, de unde sunt procesate OCR si transmise automat in aplicatia de registratura
  • Aici li se aloca un numar de inregistrare si se seteaza alte informatii ajutatoare (tip document, petent, nr. sursa, document asociat, etc.) ​
​Distribuire si colaborare
  • Dupa inregistrare, documentele pot fi transmise catre o directie sau chiar catre o persoana anume. Documentele pot fi trimise de la un departament la altul ori de cate ori este nevoie.
  • Pe tot parcursul acestui proces, se pot face observatii/comentarii asociate documentului, se pot adauga documente suplimentare, iar de fiecare data urmatorul destinatar este notificat prin email. ​
Urmarire si raportare
  • ​​Vizualizarea grafica a circulatiei in timp a documentelor si actiunilor pe fiecare inregistrare
  • Solutia include rapoarte standard pentru intrari si iesiri in format Excel, precum si un dashboard centralizat cu status-ul documentelor in lucru si termenele lor de solutionare.
Regasire
  • Toate documentele adaugate in sistem pot fi regasite dupa informatiile introduse in procesul de inregistrare (numar, data, petent, observatii, etc.).
  • Documentele care au fost scanate de la echipamentul multifunctional, precum si orice alte documente de tip "text" pot fi regasite si dupa cuvinte din continutul lor. ​

Cum se implementeaza?
Solutiile de Registratura Electronica sunt implementate de Konica Minolta folosind capabilitatile de OCR si indexare asigurate de aplicatia Document Navigator si functionalitatile de stocare si management documente incluse in platforme diverse.
​Solutia este disponibila in toate variantele tehnologice:
  • on-premise, bazata pe platforme  ELO sau M-Files, instalate local
  • cloud, caz in care solutia nu implica instalarea vreunei componente hardware sau software in infrastructura IT a organizatiei, fiind accesata sub forma de serviciu - subscriptie lunara
  • sau orice varianta hibrida, bazata pe platformele ELO, M-Files