Solutii de Registratura electronica

Solutiile de Registratura Electronica asigura:

• inregistrarea documentelor intrate si iesite in/din organizatie, cu posibilitatea acordarii automate a numerelor de inregistrare
  
• rezervarea de numere pentru situatii neprevazute
• distribuirea documentelor catre departamentele sau persoanele responsabile
• lansarea documentelor pe fluxuri de aprobare
• regasirea documentelor dupa indecsi sau cuvinte din continutul acestora

Cum se lucreaza cu o solutie de Registratura electronica?

​​​Captura si inregistrarea documentelor

• Documentele in format fizic sunt scanate la un echipament multifunctional Konica Minolta, de unde pot fi procesate OCR si transmise automat in aplicatia de registratura
• Aici li se aloca un numar de inregistrare si se seteaza alte informatii ajutatoare (tip document, petent, numar sursa, document asociat etc.) ​
• Numerele de inregistrare se aloca automat sau pot fi rezervate pentru nevoi speciale si se reseteaza automat la inceputul fiecarui an
• Documentele pot fi adaugate in solutie, direct din email sau aplicatii Office

​Distribuire si colaborare

• Dupa inregistrare, documentele pot fi transmise catre o directie sau chiar catre o persoana anume. Documentele pot fi trimise de la un departament la altul ori de cate ori este nevoie
• Pe tot parcursul acestui proces, se pot face observatii/comentarii asociate documentului, se pot adauga documente suplimentare, iar de fiecare data, urmatorul destinatar este notificat prin email

​​Urmarire si raportare

• Registrele sunt pastrate in sistem sub forma unor liste anuale
• Pentru integrarile cu aplicatiile de curierat, solutia include borderouri zilnice cu documentele care urmeaza sa fie trimise prin curierul, precum si AWB-urile aferente trimiterilor care necesita printate

Regasire

• Toate documentele adaugate in sistem pot fi regasite dupa informatiile introduse in procesul de inregistrare (numar, data, petent, observatii etc.)
  
• Documentele care au fost scanate de la echipamentul multifunctional, precum si orice alte documente de tip "text" pot fi regasite si dupa cuvinte din continutul lor
  

Cum se implementeaza?

Solutiile de Registratura Electronica sunt implementate de Konica Minolta folosind capabilitatile de OCR si indexare asigurate de aplicatia Document Navigator si functionalitatile de stocare si management documente incluse in M-Files sau ELO.
​Solutia este disponibila in toate variantele tehnologice:

• on-premise, bazata pe platforme  M-Files sau ELO, instalate local
• cloud, caz in care solutia nu implica instalarea vreunei componente hardware sau software in infrastructura IT a organizatiei, fiind accesata sub forma de serviciu - subscriptie lunara/anuala
• sau orice varianta hibrida bazata pe platformele ELO, M-Files

Ce spun clientii nostri despre solutiile de Registratura electronica?

Vista Bank Romania

Studiu de caz

 Universitatea Tehnica "Gheorghe Asachi" Iasi

Studiu de caz

Alege un pachet standard bazat pe M-Files!

Pachet Registratura electronica 1	Pachet Registratura electronica 2
Alege	Alege
Inregistrare documente electronice de pe desktop, fara OCR	Inregistrare documente electronice de pe desktop, fara OCR
-	Inregistrare documente scanate de la echipamentul multifuncțional Konica Minolta cu OCR
Rezervare numere de inregistrare	Rezervare numere de inregistrare
-	Scanare cu atasare automata documente pe inregistrare
Notificare adaugare document, cu link atasat	Notificare adaugare document, cu link atasat
Alocare drepturi de acces pe directii / utilizatori destinatari	​Alocare drepturi de acces pe directii / utilizatori destinatari
-	Integrare cu aplicatii de curierat, cu generareAWB-uri si borderouri
Organizare structurata documente provenite din Registratura sau orice alte surse, cu previzualizarea documentelor	Organizare structurata documente provenite din Registratura sau orice alte surse, cu previzualizarea documentelor
5 licente nominale (utilizatori) incluse	5 licente nominale (utilizatori) incluse
Tipuri de documente predefinite in sistem conform nomenclatorului propriu	Tipuri de documente predefinite in sistem conform nomenclatorului propriu
1 registru inclus	1 registru inclus
Istoric documente	Istoric documente
Export inregistrari in Excel	Export inregistrari in Excel
Creare liste pe masura introducerii valorilor noi (parteneri, tipuri documente)	Creare liste pe masura introducerii valorilor noi (parteneri, tipuri documente)
Istoric actiuni utilizatori	Istoric actiuni utilizatori
Servicii de instalare, configurare si training, mentenanta si suport, manual de utilizare	Servicii de instalare, configurare si training, mentenanta si suport, manual de utilizare

Brosura Registratura electronica M-Files
File Size:	5409 kb
File Type:	pdf

Download File

---

Brosura Registratura electronica ELO
File Size:	4250 kb
File Type:	pdf

Download File

---

Ma intereseaza