Solutii pentru managementul documentelor HR (Resurse Umane)

Politica de HR a companiilor este construita in jurul angajatului, ca principala resursa. De cele mai multe ori, insa, nu este foarte usor sa implementezi toate componentele procesului si sa eficientizezi activitatile companiei daca procesul are, inca, la baza hartia.
De aceea, solutiile Konica Minolta vin in sprijinul responsabililor de Resurse Umane si nu numai!

Managementul Resurselor Umane

  • ​In etapa de recrutare si selectie ne intereseaza sa stocam documente precum: CV, corespondenta cu aplicantul, referinte si recomandari, note de interviu.
  • Etapa de onboarding poate fi automatizata prin crearea de task-uri catre toate departamentele implicate (IT, Financiar, Logistica), in functie de rolul viitorului angajat si urmarirea automata a indeplinirii acestor task-uri. Scopul? Angajatul sa aiba la dispozitie tot ce ii trebuie 
  • Semnarea si stocarea Contractului de munca si a Actelor aditionale periodice reprezinta activitati esentiale. Aceste documente pot fi semnate electronic, de la distanta, lucru ce creste semnificativ eficienta activitatii mai ales in companiile cu fluctuatii mari de personal. Odata semnate, actele de munca pot fi stocate electronic in Dosarul Angajatului.
  • Politicile si procedurile de lucru trebuie aduse la cunostinta angajatului inca din prima zi de munca. Cel mai bun mod este ca toata documentatia interna (manuale de proceduri, ISO) sa fie stocate intr-o solutie software centralizata, iar procesul de parcurgere al documentelor de catre angajat sa poata fi auditat.
  • De-a lungul timpului apar o multitudine de documente legate de angajat si de activitatea acestuia in companie, documente pe care dorim sa le stocam in siguranta si mai ales sa le regasim la nevoie, in Dosarul Angajatului (diplome, declaratii, adeverinte, concedii, etc.). Solicitarea si aprobarea concediilor, pontajul zilnic - toate pot fi automatizate prin fluxuri de lucru electronice usor de folosit.
  • In etapa de offboarding, trebuie acordata o atentie deosebita la predarea de catre angajat a tuturor instrumentelor de lucru dar si la revocarea drepturilor de acces in aplicatiile software utilizate. Task-urile fiecarui responsabil se marcheaza in fluxul electronic de offboarding, cu informari si notificari automate.​​
Solutiile Konica Minolta pentru managementul documentelor de resurse umane asigura:
  • Dosarul Angajatului, in format electronic
  • Managementul Contractelor de munca, inclusiv integrarea cu semnatura electronica (certificat digital calificat), in cadrului unor fluxuri automate de semnare; stocarea in siguranta a Contractelor de munca
  • Acces securizat la informatii, in functie de rolul fiecarui utilizator
  • Managementul concediilor, cu fluxuri automate de solicitare si aprobare, stabilire inlocuitori si notificare persoane interesate
  • Reducerea timpului de prelucrare, clasificare si stocare a documentelor
  • Functii de cautare, editare, partajare si organizare a continutului si informatiei​

Cum se implementeaza solutia de management al documentelor HR?

  • Solutiile pentru managementul documentelor si informatiilor sunt implementate de Konica Minolta folosind capabilitatile de OCR si indexare asigurate de Document Navigator sau ABBYY si functionalitatile de stocare si management documente incluse in M-Files sau ELO, fiind disponibile on-premise sau gazduite in cloud.
  • Semnarea documentelor poate fi facuta utilizand semnatura electronica simpla (SES), avansata (AES) sau calificata (QES) bazata pe DocuSign, Trans Sped sau CertSign, documentele putand fi integrate in arhitecturi ce includ fluxuri automate de semnare sau tablete/pad-uri pentru semnatura electronica cu preluarea datelor biometrice.​​​

Ce spun clientii nostri despre aplicatia de management documente resurse umane?

NTT DATA Romania
Solutia M-Files
File Size: 4771 kb
File Type: pdf
Download File
Procesarea electronica a documentelor
File Size: 6748 kb
File Type: pdf
Download File