Solutii pentru procesarea si stocarea electronica a facturilor
|
Solutia asigura managementul complet al facturilor prin:
|
Solutii pentru procesarea si stocarea electronica a facturilor
Care sunt beneficiile solutiei?
Solutia poate gestiona facturile, de la momentul inregistrarii lor intr-o solutie de tip Registratura electronica, pana la exportul datelor extrase in mod automat catre sisteme de gestiune si arhivarea lor electronica.
Folosind aplicatii avansate de captura si procesare a datelor, putem implementa solutii dedicate procesarii facturilor, solutii ce pot automatiza aproape complet activitatea de introducere a facturilor in sistemele de gestiune (extragerea antetului, liniilor, interpretarea situatiilor cu TVA multiplu, extragerea si validarea totalurilor).
Folosind aplicatii avansate de captura si procesare a datelor, putem implementa solutii dedicate procesarii facturilor, solutii ce pot automatiza aproape complet activitatea de introducere a facturilor in sistemele de gestiune (extragerea antetului, liniilor, interpretarea situatiilor cu TVA multiplu, extragerea si validarea totalurilor).
Cum se lucreaza cu solutia?
- Documentul este scanat si poate fi stocat imediat in arhiva fizica, pentru ca nu documentul fizic trebuie sa circule in organizatie, ci informatiile cuprinse in acesta
- Documentul electronic este interpretat folosind componenta de captura din aplicatie care extrage atributele de identificare relevante pentru documentul respectiv
- Optional, documentul se poate inregistra intr-o solutie de tip Registratura, pentru a primi un numar de inregistrare automat, si poate fi transferat intr-un sistem de automatizare a fluxurilor de lucru (de exemplu, in vederea aprobarii)
- Documentul scanat impreuna cu atributele sale de identificare este transferat automat in platforma de stocare si management documente din aplicatie
- Documentele sunt clasificate si stocate in mod ordonat, putand fi transferate catre alte sisteme informatice (solutii de contabilitate, ERP, management clienti sau furnizori etc.), si distribuite catre anumite persoane sau echipe din organizatie sau chiar catre parteneri externi
- Sistemul poate crea legaturi intre documente, astfel incat, de exemplu, facturile sa fie stocate in aceeasi locatie cu documentele de transport, avizele sau contractele clientului
- Documentele pot fi regasite dupa orice criteriu de cautare, atribut sau cuvant din continut - operatiune rapida si simpla, la indemana oricui are nevoie de informatie si are dreptul sa o acceseze
- Solutia include o serie de notificari automate si rapoarte specifice
- Daca detii echipamente multifunctionale Konica Minolta, intregul proces (de la scanare la arhivare) se poate realiza de la display-ul echipamentului
Cum se implementeaza?
- Solutiile pentru managementul documentelor si informatiilor sunt implementate de Konica Minolta folosind capabilitatile de OCR si indexare asigurate de Document Navigator sau ABBYY si functionalitatile de stocare si management documente incluse in M-Files sau ELO, fiind disponibile on-premise sau gazduite in cloud.
- Semnarea documentelor poate fi facuta utilizand semnatura electronica simpla (SES), avansata (AES) sau calificata (QES) bazata pe DocuSign, Trans Sped sau CertSign, documentele putand fi integrate in arhitecturi ce includ fluxuri automate de semnare sau tablete/pad-uri pentru semnatura electronica cu preluarea datelor biometrice.
| Brosura Procesare electronica documente_ABBYY & Document Navigator |