Solutii pentru managementul documentelor specifice GDPR

---

​"GDPR Articolul 6: Persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal, pentru unul sau mai multe scopuri specifice. ​

​>>> Nevoia unui sistem de evidenta electronica a consimtamintelor - captura automata a bifelor marcate pe document, validarea acestora si stocarea electronica a documentului intr-o structura definita automat, in mod sigur, auditabil, in care informatia poate fi regasita usor.

"GDPR Articolul 28: Prelucrarea de catre o persoană imputernicita de un operator este reglementata printr-un contract sau alt act juridic.

​​>>> Nevoia gestionarii electronice a Acordurilor de prelucrare a datelor (DPA) - lucru colaborativ, audit si versionare, evidenta termenelor de valabilitate ale documentului, stocarea electronica intr-o structura definita automat cu posibilitatea de regasire dupa indecsi sau cuvinte din continutul documentului.

"GDPR Articolul 30: Fiecare operator si, dupa caz, reprezentantul acestuia pastreaza o evidenta a activitatilor de prelucrare desfasurate sub responsabilitatea lor.

>>> Nevoia unui sistem electronic de evidenta a documentelor si activitatilor - stocare documente in structuri bine definite, politici de protectie a datelor, securizare si minimizare acces la date, automatizare procese de lucru. ​​

Ce ofera solutia?

• Prelucrarea automata a documentelor - extragerea optiunilor bifate pe Consimtaminte
• Suport pentru validarea manuala a datelor extrase, activitate esentiala pentru atingerea unui grad de acuratete de 100% a procesarii
• Stocarea electronica a documentelor, cu posibilitatea de export catre alte sisteme

• OCR, recunoasterea automata a bifelor marcate pe document si a codurilor de bare
• Indexare automata a documentelor direct de la echipamente multifunctionale Konica Minolta
• Automatizare procese (redenumire automata fisiere, salvare in structuri generate automat in functie de indecsi)
• Initiere fluxuri de validare, lucru colaborativ sau aprobari
• Regasire documente dupa indecsi sau prin cautare in continut
• Functionalitati de export al datelor catre alte sisteme relevante pentru GDPR (CRM, ERP, HR)

Conformitate cu GDPR

• Acces restrictionat cu user si parola la arhiva de documente
• ​Acces securizat la baza de date
• ​Management utilizatori si drepturi de acces
• Mecanisme integrate de auditare, versionare si istoric
• ​Documente stocate in mod anonimizat (numele fisierelor este criptat)
• ​Stergere documente in 2 pasi (stergerea initiala de catre utilizator, ​ urmata de stergerea definitiva de catre Administrator)​​
• Functionalitati avansate de regasire a informatiei.

Cum se implementeaza solutia?

Solutia este disponibila in 2 versiuni, on-premise (instalata local) sau gazduita in cloud.

• Captura si procesarea datelor se realizeaza cu aplicatia Document Navigator, gazduita local sau in cloud
• Validarea, salvarea si regasirea  documentelor, lucrul colaborativ precum si fluxurile de lucru sunt gestionate prin ELO Professional sau M-Files

Ma intereseaza