Management documente specifice GDPR | KM Docs GDPR

​"GDPR Articolul 6: Persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal, pentru unul sau mai multe scopuri specifice. ​
​>>> Nevoia unui sistem de evidenta electronica a consimtamintelor - captura automata a bifelor marcate pe document, validarea acestora si stocarea electronica a documentului intr-o structura definita automat, in mod sigur, auditabil, in care informatia poate fi regasita usor.
"GDPR Articolul 28: Prelucrarea de catre o persoană imputernicita de un operator este reglementata printr-un contract sau alt act juridic.
​​>>> Nevoia gestionarii electronice a Acordurilor de prelucrare a datelor (DPA) - lucru colaborativ, audit si versionare, evidenta termenelor de valabilitate ale documentului, stocarea electronica intr-o structura definita automat cu posibilitatea de regasire dupa indecsi sau cuvinte din continutul documentului.
"GDPR Articolul 30: Fiecare operator si, dupa caz, reprezentantul acestuia pastreaza o evidenta a activitatilor de prelucrare desfasurate sub responsabilitatea lor.
>>> Nevoia unui sistem electronic de evidenta a documentelor si activitatilor - stocare documente in structuri bine definite, politici de protectie a datelor, securizare si minimizare acces la date, automatizare procese de lucru. ​​

Ce ofera solutia?

  • Prelucrarea automata a documentelor - extragerea optiunilor bifate pe Consimtaminte
  • Suport pentru validarea manuala a datelor extrase, activitate esentiala pentru atingerea unui grad de acuratete de 100% a procesarii
  • Stocarea electronica a documentelor, cu posibilitatea de export catre alte sisteme
  • OCR, recunoasterea automata a bifelor marcate pe document si a codurilor de bare
  • Indexare automata a documentelor direct de la echipamente multifunctionale Konica Minolta
  • Automatizare procese (redenumire automata fisiere, salvare in structuri generate automat in functie de indecsi)
  • Initiere fluxuri de validare, lucru colaborativ sau aprobari
  • Regasire documente dupa indecsi sau prin cautare in continut
  • Functionalitati de export al datelor catre alte sisteme relevante pentru GDPR (CRM, ERP, HR)

Conformitate cu GDPR

  • Acces restrictionat cu user si parola la arhiva de documente
  • ​Acces securizat la baza de date
  • ​Management utilizatori si drepturi de acces
  • Mecanisme integrate de auditare, versionare si istoric
  • ​Documente stocate in mod anonimizat (numele fisierelor este criptat)
  • ​Stergere documente in 2 pasi (stergerea initiala de catre utilizator, ​ urmata de stergerea definitiva de catre Administrator)​​
  • Functionalitati avansate de regasire a informatiei.

Cum se implementeaza solutia?
Solutia este disponibila in 2 versiuni, on-premise (instalata local) sau gazduita in cloud.
  • Captura si procesarea datelor se realizeaza cu aplicatia Document Navigator, gazduita local sau in cloud (Microsoft Azure)
  • Validarea, salvarea si regasirea  documentelor, lucrul colaborativ precum si fluxurile de lucru sunt gestionate prin ELO Professional (pentru implementarea on-premise), respectiv Office 365 | SharePoint Online (pentru implementarea in cloud).