( )

M-Files QMS
Control complet asupra managementului calitatii, ​intr-un singur sistem

M-Files QMS (Quality Management System) digitalizeaza si automatizeaza procesele critice de calitate - de la proceduri si audituri, pana la actiuni corective, training si management al furnizorilor.

Managementul calitatii devine greu de controlat atunci cand informatia este fragmentata

In multe organizatii, procedurile, dovezile de audit si actiunile corective sunt gestionate in sisteme separate sau in documente dispersate. In lipsa unui control centralizat, calitatea ramane dependenta de fisiere Word, tabele Excel, e-mailuri si foldere de retea - adica exact de instrumentele care fac trasabilitatea dificila.

In practica, aceasta realitate se traduce prin:
  • versiuni multiple ale acelorasi SOP-uri (Standard Operating Procedures), fara certitudinea ca toata lumea lucreaza dupa varianta corecta; 
  • pregatire manuala si consumatoare de timp pentru audituri interne sau externe;
  • actiuni corective si preventive (CAPA) urmarite fragmentat, greu de verificat la urmatorul audit;
  • distribuire necontrolata a cerintelor de instruire si lipsa dovezii ca angajatii relevanti au luat cunostinta de actualizari;
  • vizibilitate limitata asupra furnizorilor, calificarii si documentatiei asociate.
​
Rezultatul: risc operational crescut, neconformitati mai greu de prevenit si decizii luate pe baza unor informatii incomplete sau depasite.

Un sistem digital care transforma calitatea din activitatea administrativa intr-un proces controlat

​​M-Files QMS este o solutie de management al calitatii construita pe platforma M-Files, care centralizeaza documentele, fluxurile si dovezile asociate intr-un singur sistem inteligent, complet auditabil.

Solutia ofera control si vizibilitate completa asupra proceselor de calitate:
  • management controlat al SOP-urilor - creare, versionare, revizuire si aprobare automata;
  • audituri si CAPA - legaturi directe intre constatari, dovezi, procese si masuri corective / preventive;
  • training si confirmare de lecturare - distribuire automata catre angajatii relevanti, pe baza de rol;
  • managementul furnizorilor - registru centralizat, evaluare, calificare si monitorizare sistematica;
  • trasabilitate completa - istoric vizibil al tuturor actiunilor, modificarilor si aprobarilor;
  • conformitate sustinuta cu standardele si reglementarile precum ISO 9001, ISO 13485, ISO 27001 sau GDPR.

Rezultatul: mai putina munca administrativa, mai mult control real asupra calitatii si o baza solida pentru audituri, conformitate si imbunatatire continua.

Cum functioneaza, in practica

Procesul este standardizat si complet digital:
  • procedurile si documentele de calitate sunt create sau incarcate in sistem;
  • documentele sunt clasificate, versionate si directionate prin fluxuri de aprobare predefinite;
  • dupa publicare, cerintele de instruire sau confirmare sunt distribuite automat catre angajatii afectati;
  • auditurile, neconformitatile si CAPA sunt urmarite intr-un traseu clar, cu responsabili si termene;
  • toate dovezile raman legate de procesele relevante si pot fi accesate instant, pe baza drepturilor de utilizator.

Sistemul permite inclusiv:
  • ​cautare avansata dupa metadate, status, tip de document sau continut;
  • legaturi intre documente, procese, audituri, furnizori si actiuni corective;
  • monitorizare in timp real a statusului documentelor si sarcinilor;
  • acces securizat, configurabil pe fiecare utilizator, rol sau departament in parte.
​
Fiecare document si fiecare etapa importanta din procesul de calitate au un traseu clar, vizibil si verificabil.

Beneficii pentru organizatie

Eficienta operationala:
  • reducerea timpului alocat cautarii documentelor si pregatirii pentru audit;
  • eliminarea versiunilor duplicate sau necontrolate;
  • fluxuri de aprobare standardizate si mai rapide;
  • acces instant la informatiile relevante pentru calitate si conformitate.

Reducerea riscurilor:
  • trasabilitate completa pentru audituri interne si externe;
  • control asupra modificarilor, aprobarilor si distributiei documentelor;
  • vizibilitate asupra neconformitatilor si a rezolutiei acestora;
  • demonstrarea conformitatii prin dovezi existente in sistem, nu prin cautari de ultim moment.

Impact in business:
  • decizii mai rapide si mai bine fundamentate;
  • pregatire permanenta pentru audit, nu doar reactie in "panic mode";
  • mai mult control asupra relatiei dintre calitate, operatiuni si furnizori;
  • sustinerea initiativelor de transformare digitala in zone critice de business.
Calitatea devine un proces gestionat activ, nu o colectie de documente greu de controlat.

Tehnologie si integrare

Construita pe o platforma matura, scalabila si potrivita pentru procese critice de business, solutia ofera o multitudine de beneficii:
  • platforma M-Files pentru management inteligent al informatiei si al documentelor;
  • fluxuri digitale configurabile pentru aprobare, revizuire, training si audit;
  • acces securizat si controlat, inclusiv pentru organizatii cu cerinte ridicate de conformitate;
  • disponibilitate in cloud sau in arhitecturi adaptate cerintelor organizatiei;
  • posibilitate de integrare cu ecosistemele existente de document management, semnatura electronica si alte aplicatii enterprise.

Solutia poate fi pozitionata ca parte dintr-o arhitectura mai ampla de digitalizare a documentelor si proceselor, in functie de nevoile organizatiei.
M-Files Quality Management System.pdf
File Size: 4264 kb
File Type: pdf
Download File