Provocari traditionale in managementul informatiei - iti sunt cunoscute?

Lucram zilnic cu o multime de tipuri de documente:

• CONTRACTE - lucram in comun pe fisiere, adaugam comentarii in text, le aprobam - avand insa tot timpul grija la confidentialitatea lor
• FACTURI - introducem in sisteme datele de identificare ale facturilor, liniile si valorile, dar dorim sa le avem la indemana si in forma lor originala
• REGISTRATURA - primim documente fizice, le dam numere si, de cele mai multe ori, le inscriem intr-un caiet...
• OFERTE: lucram pe ele in comun, uneori din locatii diferite, pe parcursul negocierii cu clientul realizam mai multe versiuni pe care dorim sa le putem accesa la nevoie
• PROCEDURI, PROCESE, INSTRUCTIUNI, ISO, GDPR: o multime de documente la care trebuie sa avem acces
• CERERE DE ACHIZITII INTERNE, FORMULARE, CERERI DE CONCEDIU: din nou o multitudine de documente pe care le intocmim si le transmitem spre aprobare.

---

Ce au toate aceste documente in comun?​

1.  O serie de intrebari, cum ar fi:

• "Unde este contractul?"
• "A fost aprobata cererea?"
• "Ai terminat de editat documentul?"
• "Unde este ultima versiune a ofertei?"
• "Am nevoie de o copie a documentului"
• "Nu sunt la birou, poti sa imi trimiti documentul pe mail?"
• "Avem de procesat sute de documente pe zi, trebuie sa mai angajam oameni..."​

2. O serie de actiuni care trebuie bine organizate si implementate:

• Stocare
• Informare, distribuire
• Colaborare
• Regasire

---

Raspunsul la toate aceste provocari, transformarea lor in lucru simplu si eficient este se afla in sistemele de management electronic al documentelor, sisteme care se ocupa de:

• Captura - extragerea automata a datelor din documente
• Managementul efectiv al documentelor (cu versionare, acces securizat la informatii, organizare structurata a fisierelor)
• Arhivare electronica
• Regasirea informatiei din documente - rapid si dupa o multitudine de criterii de cautare
• Publicarea si partajarea informatiei in mod controlat
• Colaborare, editare in comun a fisierelor
• Fluxuri de lucru automate - aprobari, validari
• Mobilitate - acces la informatie de oriunde si oricand este nevoie

Vrei sa afli mai multe?