Category: Automatizare

Provocari traditionale in managementul informatiei - iti sunt cunoscute?

13/5/2019

Lucram zilnic cu o multime de tipuri de documente:

CONTRACTE - lucram in comun pe fisiere, adaugam comentarii in text, le aprobam - avand insa tot timpul grija la confidentialitatea lor
FACTURI - introducem in sisteme datele de identificare ale facturilor, liniile si valorile, dar dorim sa le avem la indemana si in forma lor originala
REGISTRATURA - primim documente fizice, le dam numere si, de cele mai multe ori, le inscriem intr-un caiet...
OFERTE: lucram pe ele in comun, uneori din locatii diferite, pe parcursul negocierii cu clientul realizam mai multe versiuni pe care dorim sa le putem accesa la nevoie
PROCEDURI, PROCESE, INSTRUCTIUNI, ISO, GDPR: o multime de documente la care trebuie sa avem acces
CERERE DE ACHIZITII INTERNE, FORMULARE, CERERI DE CONCEDIU: din nou o multitudine de documente pe care le intocmim si le transmitem spre aprobare.

Ce au toate aceste documente in comun?

1. O serie de intrebari, cum ar fi:

"Unde este contractul?"
"A fost aprobata cererea?"
"Ai terminat de editat documentul?"
"Unde este ultima versiune a ofertei?"
"Am nevoie de o copie a documentului"
"Nu sunt la birou, poti sa imi trimiti documentul pe mail?"
"Avem de procesat sute de documente pe zi, trebuie sa mai angajam oameni..."

2. O serie de actiuni care trebuie bine organizate si implementate:

Stocare
Informare, distribuire
Colaborare
Regasire

Raspunsul la toate aceste provocari, transformarea lor in lucru simplu si eficient este se afla in sistemele de management electronic al documentelor, sisteme care se ocupa de:

Captura - extragerea automata a datelor din documente
Managementul efectiv al documentelor (cu versionare, acces securizat la informatii, organizare structurata a fisierelor)
Stocarea documentului in format electronic
Regasirea informatiei din documente - rapid si dupa o multitudine de criterii de cautare
Publicarea si partajarea informatiei in mod controlat
Colaborare, editare in comun a fisierelor
Fluxuri de lucru automate - aprobari, validari
Mobilitate - acces la informatie de oriunde si oricand este nevoie

Vrei sa afli mai multe?

5 pasi pentru procesarea automata si stocarea in format electronic a facturilor primite

1/12/2018

Primesti lunar cateva sute de facturi de la furnizori. Fiecare furnizor are propriul format de factura, unele facturi sunt de marfa altele de servicii, unele linii cu un TVA, altele cu un alt TVA…
Introducerea lor in contabilitate dureaza mult si uneori se intampla sa apara si erori la introducere.
Daca lucrezi intr-o firma de contabilitate si trebuie sa prestezi aceasta activitate pentru clientii tai, totul devine si mai complicat; vine un moment in care realizezi ca aducerea unui client nou in portofoliu presupune suplimentarea echipei de procesare a documentelor.

Exista solutii care pot automatiza procesarea facturilor, reduce semnificativ timpii de introducere si erorile umane, solutia pe care o propunem fiind structurata in 5 pasi:

Pasul 1: Aducerea facturii in sistem

prin scanarea facturii fizice, prin mail sau alte modalitati de comunicare

Pasul 2: Clasificarea

sistemul sorteaza automat facturile dupa tip si alti indicatori definiti
sistemul invata singur, in timp, iar acuratetea creste cu fiecare factura procesata

Pasul 3: Recunoasterea, extragerea si validarea datelor

sistemul identifica automat datele din campurile relevante, atat din antet cat si din liniile facturii
sistemul suporta validari legate de limba sau de date pre-existente in alte aplicatii (o lista de comenzi de achizitie, un nomenclator de produse sau de furnizori)

Pasul 4: Revizuirea datelor si aprobarea facturii

sistemul indica vizual datele nerecunoscute sau invalide, dand posibilitatea contabilului sa le valideze manual
chiar daca este o activitate manuala, durata si complexitatea activitatii de validare sunt mult reduse fata de cea a introducerii complete a unei facturi in sistem

Pasul 5: Exportul si salvarea facturii

o data validate, datele din factura (antet, linii, TVA-uri, PO-uri sau orice alt element) sunt gata de export in sistemul de contabilitate sau ERP
in acelasi timp forma PDF a facturii este gata pentru stocare in sistemul de management al documentelor.

5 pasi simpli care pot reduce durata de introducere a unei facturi chiar si cu mai mult de 50%.
5 pasi simpli in care interventia umana este redusa numai la activitatea de revizuire si aprobare a facturii.

Contacteaza-ne pentru o discutie detaliata!

Provocari traditionale in managementul informatiei - iti sunt cunoscute?

5 pasi pentru procesarea automata si stocarea in format electronic a facturilor primite

Fii inspirat!Citeste despre:

Fii inspirat!
Citeste despre: