Toate documentele organizatiei tale stau pe un fileserver. Din cand in cand le mai copiezi pe un hard-disk extern, sa nu le pierzi... Accesul la documente este greoi, cautarea si gasirea unui document - o aventura: minute intregi consumate de fiecare data, intrebari prin birou (nota specifica pandemiei COVID-19: acest lucru nu se mai poate face, lucram de acasa!), dezamagire ca nu gasesti rapid exact ceea ce cauti.

• Realizezi ca ai nevoie de o solutie simpla cu ajutorul careia sa iti organizezi documentele si lucrul cu oamenii.
• Dar nici nu ai vrea sa iti transformi biroul intr-un datacenter, sa investesti in servere si aplicatii de backup al datelor.
• Parca cea mai comoda varianta ar fi sa platesti lunar un serviciu - accesul la o solutie simpla si totusi croita pentru tine.

De aici apare ideea unei solutii de management documente gazduita undeva in cloud, pentru ca:

• iti poti organiza toate documentele si activitatea: pe departamente, pe ani, pe clienti sau pe furnizori - exact asa cum ai nevoie
• regasirea unui document dureaza secunde si il poti cauta dupa orice informatie iti amintesti din documentul respectiv
• poti lucra in comun pe documente - cu colegul de birou sau cu colegul din celalalt oras, indiferent unde v-ati afla
• toate documentele sunt sigure si protejate, accesul la informatie este complet controlat
• gestionezi in acelasi timp si documentele curente dar si pe cele vechi - o data finalizat lucrul pe document el este practic stocat si gata a fi regasit
• nu trebuie sa achizitionezi servere sau alte aplicatii complicate, nu trebuie sa ai grija functionarii lor.

​
Am construit solutii simple si care se implementeaza foarte rapid, pentru:

• captura datelor din documente (OCR)
• indexarea, clasificarea si organizarea documentelor
• automatizarea fluxurilor de lucru cu documentele si informatiile
• ​stocarea electronica a documentelor.​​

Acum mai bine de 1 an GDPR parea noul model de sperietoare. De la distanta multe lucruri par de speriat intr-adevar, insa defapt este vorba (mai ales) de o mai buna organizare a informatiilor pe care le detinem despre clientii nostri. 

Una dintre principalele conditii impuse de GDPR este aceea de a putea identifica toate informatiile despre un client, de a cunoaste si controla unde sunt stocate si cine le poate accesa.
Fara informatizare aceasta conditie nu poate fi indeplinita, desigur atunci cand avem de-a face cu un volum semnificativ de informatii catalogate ca fiind de natura personala despre un client.

Si aici intervine necesitatea de a implementa in organizatie o solutie de Document Management care sa permita:

• stocarea electronica a documentelor si digitizare, adica transformarea documentului fizic in document electronic, cu o multime de avantaje: reducerea costurilor de stocare fizica a documentelor, posibilitatea de regasire a unei informatii mult mai usor decat in bibliorafturile din subsol
• stocarea documentelor electronice in locatii cunoscute (evitand imposibilitatea de a raspunde la intrebari precum "oare unde am salvat documentul")
• indexarea sau catalogarea documentelor electronice astfel incat sa poata fi regasite cu usurinta (indexarea fiind defapt marcarea documentului cu niste "post-it"-uri electronice astfel incat sa identificam rapid un document in sistem cautand dupa nume, adresa, tip de informatie stocata sau orice alt element relevant)
• protejarea documentelor fata de accesul neautorizat (pe principiul accesarii informatiei numai de catre cei care au nevoie de ea)
• si multe altele

Ce au toate aceste documente in comun?​

Toate documentele organizatiei tale stau pe un fileserver. Din cand in cand le mai copiezi pe un hard-disk extern, sa nu le pierzi... Accesul la documente este greoi, cautarea si gasirea unui document - o aventura: minute intregi consumate de fiecare data, intrebari prin birou, dezamagire ca nu gasesti rapid exact ceea ce cauti.
Realizezi ca ai nevoie de o solutie simpla cu ajutorul careia sa iti organizezi documentele si oamenii.
Dar nici nu ai vrea sa iti transformi biroul intr-un datacenter, sa investesti in servere si aplicatii de backup al datelor.
Parca cea mai comoda varianta ar fi sa platesti lunar un serviciu - accesul la o solutie simpla si totusi croita pentru tine.

De aici apare ideea unei solutii de management documente gazduita undeva in cloud, pentru ca:

• iti poti organiza toate documentele si activitatea: pe departamente, pe ani, pe clienti sau pe furnizori - exact asa cum ai nevoie
• regasirea unui document dureaza secunde si il poti cauta dupa orice informatie iti amintesti din documentul respectiv
• poti lucra in comun pe documente - cu colegul de birou sau cu colegul din celalalt oras
• toate documentele sunt sigure si protejate, accesul la informatie este complet controlat
• gestionezi in acelasi timp si documentele curente dar si pe cele vechi - o data finalizat lucrul pe document el este practic stocat si gata a fi regasit
• nu trebuie sa achizitionezi servere sau alte aplicatii complicate, nu trebuie sa ai grija functionarii lor.

​
De aceea am construit solutii care pot asigura managementul complet al informatiilor: ​

• captura datelor din documente (OCR)
• indexarea, clasificarea si organizarea documentelor
• automatizarea fluxurilor de lucru cu documentele si informatiile
• ​stocarea electronica a documentelor.​​