5 pasi pentru procesarea automata si stocarea in format electronic a facturilor primite

Primesti lunar cateva sute de facturi de la furnizori. Fiecare furnizor are propriul format de factura, unele facturi sunt de marfa altele de servicii, unele linii cu un TVA, altele cu un alt TVA…
Introducerea lor in contabilitate dureaza mult si uneori se intampla sa apara si erori la introducere.
Daca lucrezi intr-o firma de contabilitate si trebuie sa prestezi aceasta activitate pentru clientii tai, totul devine si mai complicat; vine un moment in care realizezi ca aducerea unui client nou in portofoliu presupune suplimentarea echipei de procesare a documentelor.

Exista solutii care pot automatiza procesarea facturilor, reduce semnificativ timpii de introducere si erorile umane, solutia pe care o propunem fiind structurata in 5 pasi:

Pasul 1: Aducerea facturii in sistem

• prin scanarea facturii fizice, prin mail sau alte modalitati de comunicare

Pasul 2: Clasificarea

• sistemul sorteaza automat facturile dupa tip si alti indicatori definiti
• sistemul invata singur, in timp, iar acuratetea creste cu fiecare factura procesata

Pasul 3: Recunoasterea, extragerea si validarea datelor

• sistemul identifica automat datele din campurile relevante, atat din antet cat si din liniile facturii
• sistemul suporta validari legate de limba sau de date pre-existente in alte aplicatii (o lista de comenzi de achizitie, un nomenclator de produse sau de furnizori)

Pasul 4: Revizuirea datelor si aprobarea facturii

• sistemul indica vizual datele nerecunoscute sau invalide, dand posibilitatea contabilului sa le valideze manual
• chiar daca este o activitate manuala, durata si complexitatea activitatii de validare sunt mult reduse fata de cea a introducerii complete a unei facturi in sistem

Pasul 5: Exportul si salvarea facturii

• o data validate, datele din factura (antet, linii, TVA-uri, PO-uri sau orice alt element) sunt gata de export in sistemul de contabilitate sau ERP
• in acelasi timp forma PDF a facturii este gata pentru stocare in sistemul de management al documentelor.

5 pasi simpli care pot reduce durata de introducere a unei facturi chiar si cu mai mult de 50%.
5 pasi simpli in care interventia umana este redusa numai la activitatea de revizuire si aprobare a facturii. ​

​​Contacteaza-ne pentru o discutie detaliata!