Procesarea si stocarea facturilor emise in format electronic - uneori o necesitate!

Unele organizatii solicita confirmarea primirii produsului livrat catre client prin semnarea de primire a facturii. In acest caz, ca orice alt document cu valoare de original intrat in organizatie, factura semnata trebuie arhivata.
Daca numarul facturilor este de ordinul zecilor pe zi, salvarea lor manuala, factura cu factura, nu genereaza o problema semnificativa de timp. Ce se intampla insa in cazul organizatiilor care primesc sute sau mii de facturi semnate in fiecare zi?

In acest caz, automatizarea presupune parcurgerea a 3 pasi:
​
Pasul 1: Scanarea

• facturile se scaneaza bulk, negrupate in niciun fel, asa cum sosesc in organizatie 

Pasul 2: Procesarea

• solutia de captura identifica din setul scanat o factura de alta si extrage automat numarul si data fiecarei facturi, CUI-ul clientului sau alte informatii necesare
• solutia determina existenta sau nu a unei semnaturi in zona dedicata acesteia de pe factura
• in final se realizeaza in mod automat separarea facturilor pe fisiere din setul scanat (o factura pe fisier)
• validarea datelor extrase se poate face automat, prin verificarea in sistemul de contabilitate/ERP a existentei facturii scanate (dupa numar/data) si a clientului identificat automat (dupa CUI). Angajatul este notificat numai atunci cand sistemul automat nu reuseste sa valideze datele, avand posibilitatea sa corecteze manual datele extrase automat. Similar, daca solutia nu detecteaza prezenta semnaturii pe factura, angajatul responsabil este notificat pentru luarea masurilor necesare.

Pasul 3: Stocarea

• Imaginea facturii semnate impreuna cu datele sale de identificare se exporta si se salveaza automat in sistemul de management electronic al documentelor, intr-o structura organizata pe perioade (ani/luni/zile) sau pe clienti. 
• Factura poate fi regasita in sistem dupa numar, data, client sau alte informatii extrase in timpul procesarii.

Implicarea umana este minima, corectitudinea datelor este garantata, documentele sunt salvate si pot fi oricand usor regasite. Facturile pot fi vizualizate nu numai ca inregistrari in ERP ci si ca documente din sistem, la un cost de accesare mult mai redus fata de ERP. 

Contacteaza-ne pentru o discutie detaliata!