Intr-un context economic instabil, multe companii din Romania isi reduc planurile de investitii si incearca sa faca mai mult cu resurse mai putine. Totusi, exista o zona in care costurile ascunse raman foarte mari: gestionarea manuala a documentelor si a proceselor interne.
Ore pierdute pentru cautarea documentelor, aprobare intarziate, erori si dublari – toate acestea inseamna bani pierduti zilnic.
​
Cum te ajuta digitalizarea documentelor
Solutiile de automatizare a fluxurilor de lucru si de management al documentelor reduc pierderile si aduc vizibilitate completa asupra proceselor din companie. Implementarea unui sistem precum M-Files sau ELO nu este o cheltuiala, ci o investitie care aduce beneficii rapide:

1. Costuri administrative si operationale mai mici
2. Procese mai clare si mai transparente
3. Echipe care isi folosesc timpul pentru activitati cu valoare adaugata, nu pe sarcini repetitive

Un sistem modern de management electronic al documentelor asigura:
Captura si extragere automata a datelor,
Fluxuri automate de aprobare si distribuire,
Semnatura electronica integrata,
Stocare si arhivare digitala, sigura si usor accesibila.

Un sistem modern de management electronic al documentelor asigura:

Toate documentele organizatiei tale stau pe un fileserver. Din cand in cand le mai copiezi pe un hard-disk extern, sa nu le pierzi... Accesul la documente este greoi, cautarea si gasirea unui document - o aventura: minute intregi consumate de fiecare data, intrebari prin birou (nota specifica pandemiei COVID-19: acest lucru nu se mai poate face, lucram de acasa!), dezamagire ca nu gasesti rapid exact ceea ce cauti.

• Realizezi ca ai nevoie de o solutie simpla cu ajutorul careia sa iti organizezi documentele si lucrul cu oamenii.
• Dar nici nu ai vrea sa iti transformi biroul intr-un datacenter, sa investesti in servere si aplicatii de backup al datelor.
• Parca cea mai comoda varianta ar fi sa platesti lunar un serviciu - accesul la o solutie simpla si totusi croita pentru tine.

De aici apare ideea unei solutii de management documente gazduita undeva in cloud, pentru ca:

• iti poti organiza toate documentele si activitatea: pe departamente, pe ani, pe clienti sau pe furnizori - exact asa cum ai nevoie
• regasirea unui document dureaza secunde si il poti cauta dupa orice informatie iti amintesti din documentul respectiv
• poti lucra in comun pe documente - cu colegul de birou sau cu colegul din celalalt oras, indiferent unde v-ati afla
• toate documentele sunt sigure si protejate, accesul la informatie este complet controlat
• gestionezi in acelasi timp si documentele curente dar si pe cele vechi - o data finalizat lucrul pe document el este practic stocat si gata a fi regasit
• nu trebuie sa achizitionezi servere sau alte aplicatii complicate, nu trebuie sa ai grija functionarii lor.

​
Am construit solutii simple si care se implementeaza foarte rapid, pentru:

• captura datelor din documente (OCR)
• indexarea, clasificarea si organizarea documentelor
• automatizarea fluxurilor de lucru cu documentele si informatiile
• ​stocarea electronica a documentelor.​​

Acum mai bine de 1 an GDPR parea noul model de sperietoare. De la distanta multe lucruri par de speriat intr-adevar, insa defapt este vorba (mai ales) de o mai buna organizare a informatiilor pe care le detinem despre clientii nostri. 

Una dintre principalele conditii impuse de GDPR este aceea de a putea identifica toate informatiile despre un client, de a cunoaste si controla unde sunt stocate si cine le poate accesa.
Fara informatizare aceasta conditie nu poate fi indeplinita, desigur atunci cand avem de-a face cu un volum semnificativ de informatii catalogate ca fiind de natura personala despre un client.

Si aici intervine necesitatea de a implementa in organizatie o solutie de Document Management care sa permita:

• stocarea electronica a documentelor si digitizare, adica transformarea documentului fizic in document electronic, cu o multime de avantaje: reducerea costurilor de stocare fizica a documentelor, posibilitatea de regasire a unei informatii mult mai usor decat in bibliorafturile din subsol
• stocarea documentelor electronice in locatii cunoscute (evitand imposibilitatea de a raspunde la intrebari precum "oare unde am salvat documentul")
• indexarea sau catalogarea documentelor electronice astfel incat sa poata fi regasite cu usurinta (indexarea fiind defapt marcarea documentului cu niste "post-it"-uri electronice astfel incat sa identificam rapid un document in sistem cautand dupa nume, adresa, tip de informatie stocata sau orice alt element relevant)
• protejarea documentelor fata de accesul neautorizat (pe principiul accesarii informatiei numai de catre cei care au nevoie de ea)
• si multe altele

Ce au toate aceste documente in comun?​

In acest caz, automatizarea presupune parcurgerea a 3 pasi:
​
Pasul 1: Scanarea

• facturile se scaneaza bulk, negrupate in niciun fel, asa cum sosesc in organizatie 

Pasul 2: Procesarea

• solutia de captura identifica din setul scanat o factura de alta si extrage automat numarul si data fiecarei facturi, CUI-ul clientului sau alte informatii necesare
• solutia determina existenta sau nu a unei semnaturi in zona dedicata acesteia de pe factura
• in final se realizeaza in mod automat separarea facturilor pe fisiere din setul scanat (o factura pe fisier)
• validarea datelor extrase se poate face automat, prin verificarea in sistemul de contabilitate/ERP a existentei facturii scanate (dupa numar/data) si a clientului identificat automat (dupa CUI). Angajatul este notificat numai atunci cand sistemul automat nu reuseste sa valideze datele, avand posibilitatea sa corecteze manual datele extrase automat. Similar, daca solutia nu detecteaza prezenta semnaturii pe factura, angajatul responsabil este notificat pentru luarea masurilor necesare.

Pasul 3: Stocarea

• Imaginea facturii semnate impreuna cu datele sale de identificare se exporta si se salveaza automat in sistemul de management electronic al documentelor, intr-o structura organizata pe perioade (ani/luni/zile) sau pe clienti. 
• Factura poate fi regasita in sistem dupa numar, data, client sau alte informatii extrase in timpul procesarii.

Implicarea umana este minima, corectitudinea datelor este garantata, documentele sunt salvate si pot fi oricand usor regasite. Facturile pot fi vizualizate nu numai ca inregistrari in ERP ci si ca documente din sistem, la un cost de accesare mult mai redus fata de ERP. 

Primesti lunar cateva sute de facturi de la furnizori. Fiecare furnizor are propriul format de factura, unele facturi sunt de marfa altele de servicii, unele linii cu un TVA, altele cu un alt TVA…
Introducerea lor in contabilitate dureaza mult si uneori se intampla sa apara si erori la introducere.
Daca lucrezi intr-o firma de contabilitate si trebuie sa prestezi aceasta activitate pentru clientii tai, totul devine si mai complicat; vine un moment in care realizezi ca aducerea unui client nou in portofoliu presupune suplimentarea echipei de procesare a documentelor.

Exista solutii care pot automatiza procesarea facturilor, reduce semnificativ timpii de introducere si erorile umane, solutia pe care o propunem fiind structurata in 5 pasi:

Pasul 1: Aducerea facturii in sistem

• prin scanarea facturii fizice, prin mail sau alte modalitati de comunicare

Pasul 2: Clasificarea

• sistemul sorteaza automat facturile dupa tip si alti indicatori definiti
• sistemul invata singur, in timp, iar acuratetea creste cu fiecare factura procesata

Pasul 3: Recunoasterea, extragerea si validarea datelor

• sistemul identifica automat datele din campurile relevante, atat din antet cat si din liniile facturii
• sistemul suporta validari legate de limba sau de date pre-existente in alte aplicatii (o lista de comenzi de achizitie, un nomenclator de produse sau de furnizori)

Pasul 4: Revizuirea datelor si aprobarea facturii

• sistemul indica vizual datele nerecunoscute sau invalide, dand posibilitatea contabilului sa le valideze manual
• chiar daca este o activitate manuala, durata si complexitatea activitatii de validare sunt mult reduse fata de cea a introducerii complete a unei facturi in sistem

Pasul 5: Exportul si salvarea facturii

• o data validate, datele din factura (antet, linii, TVA-uri, PO-uri sau orice alt element) sunt gata de export in sistemul de contabilitate sau ERP
• in acelasi timp forma PDF a facturii este gata pentru stocare in sistemul de management al documentelor.

5 pasi simpli care pot reduce durata de introducere a unei facturi chiar si cu mai mult de 50%.
5 pasi simpli in care interventia umana este redusa numai la activitatea de revizuire si aprobare a facturii. ​

Toate documentele organizatiei tale stau pe un fileserver. Din cand in cand le mai copiezi pe un hard-disk extern, sa nu le pierzi... Accesul la documente este greoi, cautarea si gasirea unui document - o aventura: minute intregi consumate de fiecare data, intrebari prin birou, dezamagire ca nu gasesti rapid exact ceea ce cauti.
Realizezi ca ai nevoie de o solutie simpla cu ajutorul careia sa iti organizezi documentele si oamenii.
Dar nici nu ai vrea sa iti transformi biroul intr-un datacenter, sa investesti in servere si aplicatii de backup al datelor.
Parca cea mai comoda varianta ar fi sa platesti lunar un serviciu - accesul la o solutie simpla si totusi croita pentru tine.

De aici apare ideea unei solutii de management documente gazduita undeva in cloud, pentru ca:

• iti poti organiza toate documentele si activitatea: pe departamente, pe ani, pe clienti sau pe furnizori - exact asa cum ai nevoie
• regasirea unui document dureaza secunde si il poti cauta dupa orice informatie iti amintesti din documentul respectiv
• poti lucra in comun pe documente - cu colegul de birou sau cu colegul din celalalt oras
• toate documentele sunt sigure si protejate, accesul la informatie este complet controlat
• gestionezi in acelasi timp si documentele curente dar si pe cele vechi - o data finalizat lucrul pe document el este practic stocat si gata a fi regasit
• nu trebuie sa achizitionezi servere sau alte aplicatii complicate, nu trebuie sa ai grija functionarii lor.

​
De aceea am construit solutii care pot asigura managementul complet al informatiilor: ​

• captura datelor din documente (OCR)
• indexarea, clasificarea si organizarea documentelor
• automatizarea fluxurilor de lucru cu documentele si informatiile
• ​stocarea electronica a documentelor.​​